Sadar Arsip Tahun 2016 di Lingkungan Fikom Unpad

 

DSC02933

JATINANGOR – Arsip senantiasa tercipta selama adanya aktivitas atau kegiatan di dalam organisasi. Demi mewujudkan lingkungan yang sadar arsip tahun 2016, Fikom Unpad memberikan pelatihan kepada seluruh karyawan yang bertugas untuk mengarsipkan dokumen di Fikom Unpad. Pelatihan ini digelar di Ruang Oemi Abdurrachman, Gedung 1, Fikom Unpad Jatinangor, Kamis (03/12). Hadir sebagai pembicara adalah Abd. Haris M. Ali, SH, M.Si. Kepala Sub Direktorat Pusat III Arsip Nasional Republik Indonesia.

 
“Arsip itu penting. Tanpa arsip, organisasi tidak akan berjalan dengan baik. Jadi, semua arsip baiknya disimpan dengan rapi sehingga mudah untuk mencari informasi ketika dibutuhkan,” papar Haris.
Haris menjelaskan tentang pengelolaan arsip dinamis di perguruan tinggi, yakni arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Pengelolaan arsip ini mencakup kegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, sampai penyusutan arsip.

 
Alur proses pengelolaan arsip dinamis ini, seperti dipaparkan oleh Haris, diatur dalam Pasal 18 Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 dan Pasal 16 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009. Setiap surat yang masuk, dikategorikan terlebih dahulu lalu diregistrasi. Setelah tercatat di bagian registrasi, surat tersebut didistribusikan ke unit kerja bersangkutan dan menjadi arsip aktif. Arsip aktif ini dapat menjadi arsip inaktif dan dipindahkan ke Unit Kearsipan atau dapat musnah jika masuk ke jadwal retensi arsip.

 
Menurut PP No. 28 Tahun 2012, arsip juga dapat mengalami pengurangan jumlah dengan memindahkan arsip inaktif dari Unit Kerja ke Unit Kearsipan dalam lingkungan intern organisasi, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna sesuai dengan ketentuan yang berlaku, atau menyerahkan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan.

 
Arsip berguna untuk mendukung proses pengambilan keputusan, menunjang proses perencanaan, mendukung pengawasan, sebagai alat pembuktian, memori organisasi, dan untuk kepentingan politik serta ekonomi. (Margaretha Sinaga)